Qué revisar antes de contratar un software de recursos humanos en México

1. Que la ley laboral venga resuelta

Las prestaciones de ley no son opcionales ni se negocian a la baja: las vacaciones siguen la tabla del artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo, reformada en 2023; la prima vacacional es de al menos 25 % según el artículo 80, y el aguinaldo, de al menos 15 días según el artículo 87.

Pregunta de dónde salen los saldos de vacaciones, si se recalculan solos cuando la persona cumple otro año y si te avisa cuando una regla tuya queda por debajo de la ley.

Un ejemplo. En Talentu, por ejemplo, los saldos de vacaciones se calculan con el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo, se piden desde el teléfono y quedan en el calendario del equipo.

2. Que entre toda tu gente, no solo la de oficina

En fábrica, comercio, obra y campo mucha gente no tiene correo de la empresa. Si el sistema solo entra con correo, la mitad de tu equipo se queda fuera y el expediente, las solicitudes y los recibos vuelven al papel.

Pregunta cómo entra quien no tiene correo, si necesita instalar algo y si ve el mismo portal o una versión recortada.

Un ejemplo. En Talentu quien no tiene correo entra con su número de empleado y un NIP de seis dígitos, al mismo portal y con las mismas funciones.

3. Que cuide los datos personales

Un sistema de recursos humanos guarda datos personales de toda tu plantilla: identificaciones, domicilios, salarios. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares te obliga a cuidarlos, y quien te da el sistema trata esos datos por cuenta tuya.

Pide su aviso de privacidad y su acuerdo de tratamiento de datos, y pregunta si la información de cada empresa está aislada de la de las demás.

Un ejemplo. Talentu, por ejemplo, publica su aviso de privacidad y su acuerdo de tratamiento de datos, y aísla la información de cada empresa a nivel de base de datos.

4. Qué hace y qué no hace con la nómina

Emitir los recibos ante el SAT, pagar la nómina y repartir los recibos a cada persona son tres trabajos distintos, y no siempre los hace el mismo sistema. Confundirlos es la forma más común de contratar algo que no resuelve lo que creías.

Pregunta quién emite el comprobante fiscal, quién paga y cómo llega cada recibo a cada persona con su firma.

Un ejemplo. Talentu no emite los recibos ante el SAT ni paga la nómina: recibe los archivos que ya emite tu proveedor, los reparte por RFC y recoge la firma.

5. Cuánto cuesta cuando tu equipo crece

El precio de entrada dice poco. Lo que importa es cuánto pagas con el equipo que tendrás en un año: si se cobra por persona, si hay módulos que se pagan aparte, si cada razón social paga su propia cuota y si el precio incluye IVA.

Haz la cuenta con tu número de personas de hoy y con el del año que entra.

Un ejemplo. En Talentu la base es de $1,099 al mes más IVA con 12 personas incluidas, cada persona de más cuesta $55 más IVA al mes, no hay módulos que se cobren aparte y, si tienes varias empresas, la base se paga una sola vez para todo el grupo.

6. Probarlo antes de pagar

Una demostración guiada enseña lo que el vendedor quiere enseñar. Usarlo tú, con tu gente y tus reglas, enseña lo demás.

Pregunta si hay prueba sin tarjeta, cuánto dura y si incluye todo o solo una parte.

Un ejemplo. Talentu tiene 30 días de prueba con el producto completo, sin tarjeta, y una demo que se usa sin registrarse.

7. Qué pasa con tu información si te vas

Antes de entrar conviene saber cómo se sale: si hay permanencia o penalización, qué pasa con la cuenta al terminar la prueba sin contratar y si tu información se borra.

Un ejemplo. En Talentu no hay permanencia ni penalización, y si la prueba termina sin elegir plan la cuenta se pausa, pero no se borra nada.

8. Que no te vendan una certificación de la NOM-035

Un sistema puede darte los cuestionarios de la NOM-035 y sus resultados, pero eso no te certifica: el cumplimiento formal lo determinas tú con tu especialista de seguridad e higiene o con tu área legal.

Un ejemplo. Talentu trae los cuestionarios con el contenido oficial del Diario Oficial y lo dice claro: no es una entidad certificadora.