Pasar de Excel a un sistema de recursos humanos

1. Cuándo el Excel deja de alcanzar

El Excel funciona mientras lo lleva una sola persona. Deja de alcanzar cuando hay varias copias y nadie sabe cuál es la buena, cuando los saldos de vacaciones se recalculan a mano cada aniversario, o cuando los documentos de tu gente viven en carpetas sueltas.

Esos archivos también guardan datos personales, y la ley te pide cuidarlos. Una hoja que circula por correo es difícil de cuidar.

2. Ordena antes de importar

Una fila por persona y una columna por dato. Las fechas siempre en el mismo formato, el RFC y la CURP sin espacios, y los nombres de sucursales, departamentos y puestos escritos siempre igual: «Sucursal Norte» y «Suc. Norte» son dos sucursales para cualquier sistema.

Separa en hojas distintas lo que es de naturaleza distinta: personas, puestos, jornadas, sucursales.

3. Importa en el orden en que dependen los datos

Primero lo que no depende de nada: empresas y sucursales. Después lo que cuelga de ellas: puestos y jornadas. Después las personas, que ya pueden apuntar a su sucursal, su puesto y su jornada. Al final, lo histórico, como los reportes del checador o los recibos.

Un ejemplo. En Talentu así entran personas, puestos, jornadas, sucursales, empresas, candidatos y los reportes del checador, y los recibos de nómina se suben varios a la vez.

4. Exige una vista previa antes de guardar

Una importación sin vista previa es una apuesta: si algo sale mal, ya está escrito. Lo que conviene es ver qué filas son nuevas, cuáles ya existen y cuáles traen un error, con el renglón exacto, y que nada se guarde hasta que confirmes.

Un ejemplo. Talentu enseña eso antes de guardar: filas nuevas, filas que ya existen y filas con error, con su renglón; hasta que confirmas, no se escribe nada.

5. Deja que cada persona complete lo suyo

No hace falta que tú captures todo. Con lo básico importado, cada persona puede completar sus datos y subir sus documentos desde su teléfono, y tú solo revisas.

Un ejemplo. En Talentu das de alta a alguien y la persona completa sus datos y sube sus documentos desde su portal; queda el historial de cambios.

6. Revisa los saldos contra la ley

Los saldos de vacaciones que traías en el Excel pueden no coincidir con la tabla del artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo, sobre todo si la hoja es de antes de la reforma de 2023. Compara, persona por persona, los días que tenías contra los que da la ley por su antigüedad.

Un ejemplo. La herramienta gratuita de vacaciones de Talentu te dice cuántos días le tocan a alguien por su fecha de ingreso.

7. Convive un ciclo y luego suelta el Excel

Durante un periodo de nómina lleva las dos cosas y compara. Cuando coincidan, deja de editar la hoja: si sigue viva, alguien la va a seguir usando y vuelves a tener dos versiones de la verdad. Guarda una copia final y borra las que circulan con datos personales.